简论火电工程竣工档案管理工作实践

简论火电工程竣工档案管理工作实践随机片段:后发整改通知单对有理由的文件包由责任人负责整改,整改时间为5天。监理、建设单位的专业人员审查时间为7-10天,对审查出的理由整改时间为5天;整改完成后再次由监理、业主单位的专业人员进行复查,时间为2天。档案室最终整理、装订、扫描到正式移交为20天左右。这样可以避开因某个环节的迟缓影响整体移交工作,同时使参与工作的简论火电工程竣工档案管理工作实践
【摘 要】火电工程竣工档案是全面考核工程项目建设成果,检验项目设计、施工、管理等工程质量见证的依据。同时,它又是项目竣工验收、机组达标投产考核和工程创优的内容之一。但在实际工作中遇到一些与规程冲突之处,故加强对火电工程竣工档案过程制约,以及采取合理的科学分类管理,是工程竣工时创优达标的有效手段之一。
  【关键词】火电工程;竣工档案;过程制约;科学分类;创优达标
  1.前言
  火电工程机组达标工作的开展,火电工程竣工档案被推至基建达标投产考核工作的前列,故愈来愈受到工程管理相关方的。竣工档案主要由施工管理资料、施工质量保证资料、施工技术记录、施工质量验收评定资料等文件、图表组成,并与工程建设过程同步进行。《火电工程达标投产考核标准》对大中型火电机组竣工档案提出了严格的要求,如何贯彻这一标准以使竣工档案达到标准的要求是工程档案管理的难题。本人经过嘉兴电厂二期、镇海燃机工程、上海漕泾电厂等几个项目的竣工档案管理实践,总结了以下一些经验。
  2.事前正确定位,力求达成共识
  火电机组的竣工档案是建设项目的开始而产生,又建设项目的竣工投产、交付使用而告终,与工程项目建设进程同步。它既是电力工程建设全过程的综合反映,也是对后续工程宝贵的工程建设资源。因此,无论是建设单位、还是监理、施工单位,其宗旨是一致的,即希望工程竣工档案不仅能够顺利机组达标投产的考核,而且还希望竣工档案能在全国同类机组中达标考核质量取得高分。这就在工程建设初期建设单位、监理、施工单位相互沟通,理解标准的要求,并逐条加以细化,并根据工程的特点,找出最佳的档案编制方案,并形成具体的实施细则。将需实施的细则及时发放到相关参建单位,使各项施工记录在工程一开始就有一个统一的标准,使最后移交的竣工档案符合达标投产的要求,避开日后不必要的返工。
  3.加强过程制约、进行及时整改
  工程档案的形成是贯穿在整个工程建设过程中。因此,加强过程制约是提高工程档案内在质量的途径。档案资料编制人员应及时了解工程建设动态,参与工程建设项目的单项验收、评审活动。按档案工作要求对工程中所产生资料把好质量关,及时发现理由并及时提出整改要求,有计划、有步骤地开展工程档案收集的工作。在火电机组的竣工档案管理中推行文件包管理制度,收到了显著的成效。
  工程开始先确定单位工程的划分,根据单位工程划分一览表,明确落实文件包的名称。制定文件管理制度,对文件包的具体内容进行规范化、格式化,确定各个文件包相对应的责任人名单(技术人员)。一个文件包总目录也是此单位工程竣工档案的案卷目录,文件包的卷内目录是每个文件的题名,文件包内文件的排放按四大类进行排放,即工程概况、综合管理文件(包括开工、停工、复工、竣工报告,图纸会审记录,施工方案、作业指导书、技术安全交底记录,单位工程施工管理检查记录,单位工程质量制约文件核查表,单位工程设备、材料出厂试验报告及质量证明材料登记表,单位工程设计更改登记表,单位工程所用计量器具登记表,中间交付验收交接表,单位工程竣工验收报告,工程总结)、施工记录、验评记录(四大类前后可按建设单位具体要求编排)。制定完文件包的框架,还需进行过程跟踪监督检查。跟踪监督检查由项目总工牵头,组织技术、质量、档案等相关专业人员,进行定期或不定期地检查,每次检查结束写出书面整改的理由报告,要求在规定时间内相关人员整改毕完,并再次进行复查关闭,奖优罚劣。促使各专业施工单位之间取长补短,将不良弊端消除在萌芽状态。
  4.进行科学分类、合理组卷
  DL/T 241-2012《火电建设项目文件收集及档案整理规范》,有效解决了施工单位资料按单位工程形成、管理、编制与建设单位分类表的矛盾,有利于施工单位利用文件包的形式进行管理,便于过程制约、跟踪管理、责任到人,又保证了案卷内容的有机联系,有利于提高案卷质量。
  在执行过程中组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点,保持卷内文件的有机联系;分类科学,组卷合理;法律性文件手续齐备,符合档案管理要求。在贯穿“按单位工程组卷”这条主线的同时对以下几种资料根据其形成特征及日后的提供利用的特点,进行了比较合理的分类并单独组卷:
  4.1 金属检验报告按专业及检验项目单独编制目录装订成册;
  4.2 焊接、热处理按锅炉、汽机、电控三大项,并按单位工程竣工资料的模式进行组卷;
  4.3 原材料出厂****按原材料种类及出厂****的编号单独编制目录装订成册。在单位工程资料中增加“原材料使用跟踪台帐”,使原材料使用情况跟踪到部位;
  4.4 土建材料试验报告按专业及检验项目单独编制目录装订成册;
  4.5 沉降观测记录按一个工程建设周期组成一卷;
  4.6 设计变更按专业单独组卷,在单位工程资料中增加“单位工程设计更改登记表”,以便于检索;
  4.7 设备缺陷按专业单独组卷。
  5.合理安排时间,按时移交
  《电力工程达标投产管理办法》中规定:技术资料移交工作“在机组投产后45天内将整理完毕的全部档案(含竣工图)移交建设单位”。技术资料移交工作量相对较大,如何合理安排好这45天的时间,是保证竣工资料按期移交的关键。因此,在几个工程的实践中,把各项与档案资料相关之事策划在前,工程开始之初,就对相关责任人进行交底,要求文件包各责任人按文件包组卷对工程施工中产生的技术资料及时放进相对应的文件包中,在过程中进行检查、整改。在单位工程施工结束的前几周发竣工资料系统检查通知,内部由施工技术、质量制约部与档案管理人员进行检查3-5天,检查完成后发整改通知单对有理由的文件包由责任人负责整改,整改时间为5天。监理、建设单位的专业人员审查时间为7-10天,对审查出的理由整改时间为5天;整改完成后再次由监理、业主单位的专业人员进行复查,时间为2天。档案室最终整理、装订、扫描到正式移交为20天左右。这样可以避开因某个环节的迟缓影响整体移交工作,同时使参与工作的各相关人员都有紧迫感。
  6.抓住工作,避开劳动
  《电力工程竣工图文件编制规定》:竣工图的编制单位由项目建设单位委托,宜由原施工图设计单位负责编制本单位设计范围内的竣工图。为了能使竣工图做得更加完善,更加符合档案信息数字化的需求,要达到这一目的,加强施工过程中设计修改、变更的管理工作。无论是设计单位、监理单位还是施工单位,都规范设计修改单或设计变更单的过程制约。施工过程中应及时处理产生的联系单,凡涉及图纸修改、材料及设备变更的,最终均应转化为设计修改通知单。施工单位在施工过程中应严格杜绝“无单自行修改”的现象。目前许多工程在竣工图编制工作中采取折中的办法,即由施工单位编制竣工草图,再由设计单位根据竣工草图编制最终的竣工图。这种做法,其实弊多利少,,这是劳动,尽管这种劳动不是在同一个单位产生,但就这项工作来说,增加了双倍的工作量及工作时间;其次,对竣工图的责任单位应按标准准确定位,从一而终,不宜人为分散,否则在竣工图修改定稿过程中一旦出现理由,会互相扯皮推诿,影响办事效率;再次,无论从机组达标考核对竣工图移交进度的要求,还是机组投运后业主方对竣工图的迫切需求来说,如果设计院等待施工单位把竣工草图绘制出来后,再整理编成正式的竣工图,在时间进度上无论如何都无法满足在机组投产后45天内移交竣工资料的要求。
  7.结论
  工程档案管理工作是一个系统工程,现代化办公程度的提高,工程管理软件的应用,档案资料的编制已从过去繁重的手工编制劳动中解脱出来。现代化设备的利用已能编制出一卷卷标准、规范的竣工档案,已能做到电子档案与纸质档案的同时移交。在案卷外观美观整齐的同时注重内在质量,对各章节内容还需严格审核,“完整、准确、系统”乃是工程档案的“精髓”。在工作中,应当抓住,尽量减少劳动,真正做到移交精品工程的同时移交精品档案。
  近几年,在机组达标与创优活动的推动下,火电工程档案工作取得了一定的成绩,如何能达到更高境界,这工程建设中各级技术人员及档案管理工作人员精诚合作及共同努力。
  作者简介:
  胡香红(1969-);女,助理工程师,主要从事电力建设工程资料管理工作。