分析高速公路建设中的档案管理

分析高速公路建设中的档案管理随机片段:建设大局,在精通档案管理规律的同时,要精通高速公路管理规律,打造适合高速公路建设的具有行业特征的高素质档案工作队伍。  突出专职化方向  要不断提高职业素养,要制定并贯彻执行好符合高速公路建设特点的档案工作发展规划,培养一批热心档案工作、钻研档案业务、把握档案工作要点、主动搞好服务适应高速公路建设事业发展分析高速公路建设中的档案管理
摘要:近年来,我国的高速公路建设进入了高速发展时期。在高速公路项目筹备、建设和使用过程中,会产生大量的档案资料。这些档案资料既是高速公路建设过程的真实反映和记录,又是高速公路管理养护的基础和依据。因此,在高速公路的项目建设和管理维护中,档案管理工作发挥着的保障和推动作用。本文分析了高速公路建设中档案管理的特点,然后说明了高速公路建设项目档案管理的主要目标,并归纳了档案管理中存在的主要理由,最后从四大方面详细探讨了完善高速公路建设项目档案管理工作的策略。
  关键词:高速公路;档案管理;意识;信息化;人员素质
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  一、高速公路项目档案的特点
   (一)专业性强
  高速公路建设项目档案是公路工程专业技术活动的产物,在工程科研、设计、施工等过程中产生的文件材料,包括工程设计、施工工程记录、工程质量检查、验收记录和报告、试验测量等技术型工作,反映了公路工程专业的技术内容和相关策略,具有鲜明的专业特点。因此,要做好高速公路档案工作,不仅要有档案管理方面的知识,而且要有工程方面的知识。
   (二)流转时间长
  高速公路建设项目建设周期从项目提出、立项、审批、招投,到施工、建成通车,最后竣工验收,历时 3 年以上。建设手续要求完备,程序复杂,从资料形成到归档时间较长。
   (三)形成单位、部门多
  在整个高速公路建设项目中,要涉及到政府部门、勘察、设计、施工、建设、监理、运营使用单位等,常常多达数十家。各参建单位要按照相关标准和要求,完成各自职责范围或合同规定的项目文件形成、收集、整理、归档工作。
   (四)载体多样性
  高速公路建设项目档案有着多种载体形式档案,不仅有纸质档案,还有声像、实体、电子档案等。
  高速公路建设项目档案管理的主要目标
   (一)工程档案管理达到协调统一性
  高速公路工程建设项目管理过程中对于资料收集、档案形成等内容,严格要求相关档案管理人员在进行工作时接受工程档案管理培训,熟悉高速公路工程档案管理条例,以此确保工程档案归档的完整性和统一性。
   (二)工程档案管理达到计划前瞻性
  高速公路建设项目是一个逐步推进的过程,项目建设本身具有较强的计划性,工程在每一个阶段工作的内容十分明确,一定程度上为高速公路建设项目档案资料收集、整理等工作打下坚实的基础,除此之外,高速公路建设项目管理工作者进行工作之前对整个工程计划进行分析和研究,并根据其实际情况制定目标,同时,有效地完成资料收集和整理的工作。
  高速公里建设中档案管理存在的主要理由
   (一)档案管理意识不强
  档案意识不强,没有足够档案管理工作。单位领导常常只工程建设的质量、施工进度、资金投入和生产安全,认为档案与经济效益无关,重不都无所谓。
   (二)档案工作与建设工作不同步
  长期以来,在建设项目中,一直“重外轻内”的思想,抢工期,抓进度,重安全,忽视了对工程文档产生过程的制约和管理,造成“内外业不同步,内业资料缺乏及时、准确、真实和完整性。
   (三)档案管理机构和人员不到位
  考虑到人员和经费等因素,许多工程项目单位没有设立档案专员以及专门的档案管理部门,管理网络没有建立,档案室和相关设施设备缺乏,无法保障档案的质量、安全; 还有些单位虽然成立了相应的机构,但未落实到具体工作中,形同虚设。
   (四)人员素质有待提高
  从实际情况看,对高速公路建设项目档案管理人员要求很高。从事高速公路工程档案的人员要懂工程专业方面的技术,还要要懂得档案管理知识。在工程建设中,填写施工技术表格、整理竣工图纸及对资料的专业分类组卷、往来文件的归档等工作都专业技术知识。因此,提高项目档案管理人员的综合素质是非常必要的。
  完善高速公路建设中档案管理的策略
   (一)强化档案管理意识
  高速公路建设项目的档案工作是由建设、设计、施工、监理单位的专****档案人员来完成的,同时也各级领导和全体员工的大力配合,因此,要想做好档案管理工作,就要强化全员的档案意识。
  1、培养全体员工的档案意识
  档案工作收集和整理,并不是由专业的档案部门来完成的,而是由一些基层单位来完成的,因此,要加大档案管理的宣传工作,增强全体人员的档案意识,以便做好档案的收集整理工作。
  强化档案工作人员的责任意识
  高速公路档案工作是一项既枯燥、繁琐,又细致、认真的工作,档案工作人员既要具备档案意识和服务意识,又要具备较强的事业心和责任感。能够静下心来钻研档案业务,沉下身去做好指导检查,在档案管理岗位上有所作为、不负职责。
   (二)推进档案管理的信息化和智能化
  1、确立档案工作现代化发展思路
  信息化、自动化是档案管理工作现代化的内容和主要路径。从事高速公路档案管理工作的人员,要具备现代档案管理学、科技档案管理学、档案保护技术学等专业知识,具备高速公路建设过程中质量、安全、环保、科研、协调等各个方面的相关知识,同时,还要具备计算机和网络等方面的相关知识。
  努力实现档案管理工作的“数字化”
  努力推进计算机技术、网络技术在档案管理工作中的最全面、最广泛的应用,实现计算机网络系统下对电子文件的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、编纂等,推进文件和档案一体化管理技术、磁介质技术、缩微技术和档案保护技术等。
  努力实现档案管理工作的“智能化”
  将高速公路档案管理人员更新与知识结构更新、档案管理技术更新紧密结合起来,培养具有现代档案管理知识、现代科学技术的年轻队伍,推进现代电子技术在档案管理工作中的普遍运用。
   (三)加强高速公路档案管理制度建设
  1、建立完善的文书处理制度
  建立文件收发登记制度,把好收、发文关,根据掌握的信息和工程项目的特点、规律,确定可能形成的文件材料,及时编制初步的归档目录,使档案部门和公路参建单位对将形成的工程档案材料做到心中有数;
  其次,建立跟踪制度,跟踪收集要求档案人员经常深入到各部门和施工单位,及时获取准确信息,时刻紧追工程文件变化情况和运转过程,达到收集齐全、完整的目的;
  再次,建立督促和催办制度,在文书处理过程中,文书档案人员要关注文件运转过程,跟踪督促****,对处理完毕的文件、会议评论、工程文件、图纸要积极主动上门收集;建立限时办结制度,各部门每年形成的文件材料要求次年 3~4 月内整理、立卷移交档案室,工程项目技术档案要在竣工验收后三个月内整理、立卷移交档案室,否则,按限时办结制度奖罚兑现。
  建立科技档案保证金制度
  科技档案是公路养、建、管以及旧路改造的依据。目前,科技档案流失和收集不建全已档案管理工作中比较突出的理由。因此,应建立保证金制度,在各项目计划中列支一定比例的保证金,在项目竣工验收后,移交验收档案材料时,按验收得分情况返还档案保证金。以保证科研项目和工程档案的完整、齐全、系统、准确和相互配套。
  坚持科技档案检查验收制度
  严格按照国家有关档案法规、政策,坚持档案部门参与工程验收和科技项目鉴定,做到下达任务与提出归档要求同步、检查进度与检查档案形成同步、验收鉴定成果与验收鉴定科技档案同步、评奖成果与档案部门出具归档证明同步的“四同步”管理。这是确保档案资料齐全、完整、准确的有效措施。
   (四)大力提升档案管理者的业务素质
  1、突出专业化方向
  加强高速公路系统专业人才的引进、培养和储备,要引进一批经过具有档案专业理论素质和有一定的文化素养的人才队伍,对于其它专业的人才,要加强档案管理学相关知识的系统培训、学习和掌握,熟练运用现代档案管理技能,对于档案信息能进行深层次的研究和深入的发掘,并能较好推进档案工作的组织与管理,使高速公路建设档案管理工作符合档案工作自身的发展规律。
  突出行业化方向
  在高速公路建设过程中,档案管理工作紧密结合建设的实际,服务建设大局,在精通档案管理规律的同时,要精通高速公路管理规律,打造适合高速公路建设的具有行业特征的高素质档案工作队伍。
  突出专职化方向
  要不断提高职业素养,要制定并贯彻执行好符合高速公路建设特点的档案工作发展规划,培养一批热心档案工作、钻研档案业务、把握档案工作要点、主动搞好服务适应高速公路建设事业发展的专职档案工作人员,确保做好档案素材的收集、鉴别和整理归档工作,搞好档案业务建设和业务指导,完成档案工作的各项工作任务,为高速公路建设事业提供优质的服务。
  
  结语
  综上,高速公路建设项目档案是工程建设过程中必不可少的组成,具有十分作用。同时还能够有效地反映出工程建设的实际情况,给整个建设工程项目后期营运管理工作提供基础条件,由此可见,加强