论建设工程项目档案管控体系的

论建设工程项目档案管控体系的随机片段:论建设工程项目档案管控体系的
摘要:该文分析了建设工程项目档案管理工作,强化档案人员的业务培训、提高档案管理水平,开发利用档案信息,推动档案管理工作,成立机构、分工负责、建立档案网站。下面就自己的工作实践和体会阐述如下:
  关键词:建设工程;项目档案管理Abstract: This paper analyzes the construction project archives management, strengthening the archives staff training, improve the level of archives management, through the development and utilization of archives information, for file management, the establishment of institutions, division of responsibilities, establish the archives website. The working practice and experience their own explanation as follows:
  Keywords:Construction project; project archives management
  
  
  1 建设工程项目档案管理工作分析
  1.1领导、制度健全,确保了档案资料完整规范从工程立项开始,就安排专人负责收集整理与本工程相关的文件材料,确保档案资料的连续完整。在组建工程建设单位时,同时设立工程档案管理领导机构,明确主管档案工作的领导并配备专职档案管理人员,具体负责工程项目资料的整理归档工作。对工程各个阶段中形成的报告、批复、招投标文件、合同、图纸、往来函件、重大设计变更文件及领导视察活动等资料悉数归档,真正将档案管理工作的“三参加”、“四同步”管理落实到位。并利用照片、摄像、实物等多种形式,尽量全面、系统地记录工程建设的原貌,展现工程建设情况。各参建单位根据国家对建设工程档案管理工作制定的法规,结合工程建设管理实际情况制定《档案管理制度》、《档案管理人员责任制》、《档案保密制度》、《档案借阅制度》等一系列规章制度,确保档案管理规范化。为改善档案管理人员的工作条件,配备了计算机、打印复印机、照相摄像机等电子设备,使档案资料条目更清楚,内容更丰富。为加强档案室的建设,配备了档案密集架。
  1.2规章制度的建立,使档案工作纳入科技、生产管理之中,把工程档案的形成、积累、整理工作形成制度并与个人的经济利益挂钩。即工程设计、施工或竣工,项目负责人在资料形成过程中对资料的收集和整理负责;之后,又对档案进行鉴定、整理,并完整地移交档案室,凭移交单才能结算,并与工作绩效考核挂钩。档案工作人员也时时督促和指导档案的收集、整理工作,一旦发现理由,及时更正。这样,使工程档案从产生和形成的那一刻起,就有人对它的收集、整理、归档以及完整性、准确性负责。
  1.3科学管理工程档案,对工程按性质和项目进行分类,在工程项目立项时就同步进行。即由项目负责人到档案室领取工程档案分类编号,使之在档案产生的过程中就反映在每一份档案上。这样,不管档案是单一的还是散乱的,都能很快地归纳到它应在位置,不仅为档案资料的收集、整理,以及档案的完整性、系统性提供了保证,同时也为归档工作打下了很好的基础,无须再作另外的处理,只要按档案分类编号进行清点后(一个档案分类编号也就是一个案卷),填写卷内目录,著录、登记完毕即可按号上架,进入提供利用工作。此外,统计的数据大多数都反映在档案分类编号和明细帐上了,不必专门进行。这些,既节省时间,又节省人力。当以上工作完成之后,档案管理人员利用检索工具查找到所需档案,只要把档案分类编号提供给档案管理人员,数分钟之内既可准确无误地把要利用的档案提供给对方。
  2 强化档案人员的业务培训、提高档案管理水平
  建设工程档案具有“次性”和不可回复性的特点。客观上对档案管理人员的素质提出了更高的要求。从事建设工程档案管理的人员,专业知识和技能应该比一般单位的档案人员更全面。他们不仅要懂文书档案,还要懂科技档案,懂得与建设工程相关的一些专业类别档案、懂得不同类别的档案的分类整理。因此,为达到建设工程档案整理规范化的要求,应对各专职或****档案管理人员进行了大量培训、讲解建设工程建设工作中会形成哪些类型的文件材料。哪些是属于有保存价值的档案今后需归档、并讲解具体的归档范围。同时,按照档案整理要求,对文件的起草、书写要求和制成材料的规范化、作了详细的讲解。使大家对档案内容提前了解,在工作中更好的发挥,注意积累资料。这种培训将档案管理工作和工程同步进行。为今后建档工作奠定了基础,使档案的标准化、规范化有—个切实的保障。
  3 开发利用档案信息,推动档案管理工作
  做好档案资料的收集、归档工作、积累贮存档案是为了利用、而更好地开发利用档案信息,反过来也会推动档案管理工作。建设工程档案的形成是建设工作者劳动智慧的结晶,文件材料收集归档将其转化为档案信息资源,而这些资源又档案管理人员提供给建设工作者利用。对于档案管理人员来说,如果能将档案信息及时提供给业务部门和建设工作者,使他们亲身体验到档案信息的价值,就会促使他们更积极主动地配合档案部门做好建档工作。在近几年来实施电脑化管理,将档案资料及时输入电脑,随时为建设工作者提供更全面的信息资源,这些档案信息无疑为建设事业提供了很大的帮助。每当建设工作者从利用档案中获得信息时,他们都会更积极主动地向档案室归档文件材料,从而保证了工程档案的完整性,促使档案管理更上新台阶。
  4 成立机构、分工负责、建立档案网站
  科学技术的发展趋势注定了档案信息化建设是21世纪档案工作的重中之重,是一项长期的系统工程,一个稳定的部门或指定专业人员来组织实施及管理。其职能:一是负责本单位内部局域网建设的统一管理及维护;二是负责单位档案网站的维护及档案信息、数据库信息的更新;三是负责对外单位电子档案形成过程的业务指导;四是负责对本单位形成及外单位移交的电子档案进行管理及转储。中小型档案馆应人员少、计算机专业人才缺乏的实际,培训学习或引进人才等形式成立专门机构或指定专人负责档案信息化建设工作。档案网站的建立是档案馆馆藏信息资源网络化的第一步,只有把档案网站建立在公共信息网络之上,以主页方式提供档案馆馆藏资源信息、档案利用服务信息、档案工作信息等,集服务窗口、宣传窗口、对话窗口、****窗口、交流窗口五项功能于一体,才能最大限度地发挥计算机辅助档案管理及计算机网络的作用。在软件方面,一方面各档案馆可以学习培训等形式提高职工计算机水平,依靠本单位职工自己设计制作档案网站,这样做不但可以节约经费,又可以减少资料收集与网页制作发布之间环节,便于资料的保密与网站管理维护,还大幅降低了网站的维护费用。但由于受专业限制,这样做可能会降低网站的技术含量,使各种数据库的开发应用受到限制。另一方面各档案馆还可以委托专业机构进行网页的设计制作及维护,在网站上建立数据库,使各种数据的网上查询变得方便快捷,使网站更专业化,但这样做会加大单位的经费投入。无论采取什么样的方式建立档案网站,都要符合档案建设的相关法律、技术、域名及数据库接口的规范,以便于今后的发展完善。
  5 结语
  应以积极学习国内外其他先进建设工程项目的项目档案管理工作经验的态度,充分发扬已有的优势,加强档案管理人才的培养和工程档案管理机制的完善,不断总结工程档案管理工作的经验,使项目档案管理工作更好地为的经济建设和构建和谐社会服务。
  
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